Cómo aplicar el modelo GTD con GTD-Free

La semana pasada os hablábamos en un post de algunas aplicaciones para gestionar listas de tareas. Justo después de subirlo, cayó en mis manos GTD-Free, un programa que me gustó especialmente por tratarse de una de las aplicaciones que, a mi juicio, mejor facilitan la aplicación del modelo GTD a tu día a día.

Muchos conoceréis o habréis oído hablar del modelo GTD (Getting Things Done) de David Allen. Para los que no, deciros que se trata de un modelo de productividad que, bien aplicado, te ayuda a organizar mejor tanto tu trabajo, como todas esas tareas de carácter personal que se presentan cada día y que sabes que tendrás que hacer tarde o temprano. Esto no lo digo porque esté escrito en un libro, sino porque la experiencia me lo ha demostrado. Además, hay otra característica inherente al modelo GTD: si te lo tomas en serio, engancha.

A continuación haremos un breve repaso de los conceptos más básicos del modelo GTD y de cómo aplicarlos utilizando GTD-Free. Si durante la lectura te pierdes, no te preocupes, es más sencillo de lo que parece. Sólo requiere un poquito de voluntad.

La finalidad que persigue el modelo GTD no es exactamente organizar tu trabajo, sino más bien ayudarte a liberar tu mente de pensamientos y preocupaciones que, de una manera o de otra, no te permiten afrontar al 100% las cosas que tienes que hacer. A este proceso compuesto por varios pasos desde que algo aparece en tu mente hasta que lo has convertido en una tarea definida dentro de un listado de próximas acciones, se le llama gestión del flujo de trabajo.

El primer paso para ello es sacar de tu cabeza todas las cosas que te ronden por la mente y que deberías solucionar: esa llamada que tienes que hacer, ese e-mail que debes enviar, ese artículo que quieres escribir, aquel proyecto que te gustaría llevar a cabo, lavar la ropa… cualquier cosa que, consciente o inconscientemente, esté ahí aflorando de vez en cuando, debes sacarla para decidir qué hacer con ella. A este primer paso se le llama Recopilación, y al lugar en el que anotarás todas esas cosas que tengas que hacer (o que te gustaría hacer más tarde o más temprano) se le llama bandeja de entrada.

Para este primer paso, GTD-Free dispone de una bandeja de entrada muy simple en la que podemos ir recogiendo tareas concretas por hacer o ideas por desarrollar. Aquí no es necesario que nos exprimamos mucho, y lo más recomendable es anotar todo aquello que, posiblemente, requiera de tu atención en un futuro. Si finalmente decides que algo no requiere de tu atención, tendrás tiempo para descartarlo después, así que mejor no dejar nada fuera ni tomar decisiones precipitadas. Cualquier pensamiento, idea, o ‘cosa’ puede acabar convirtiéndose en un proyecto que merezca la pena realizar.

Una vez que hayas sacado de tu cabeza todas las cosas que pueden requerir tu atención, el siguiente paso es procesarlas para decidir qué hacer con ellas. El objetivo de este paso es descartar de tu bandeja de entrada los elementos inútiles y convertir los que merecen la pena en acciones definidas que puedan llevarse a cabo: hacer una llamada, enviar un e-mail, poner la lavadora, etc. A estas acciones las llamamos tareas.

En este punto se recomienda poner en práctica la llamada ‘regla de los dos minutos’, que dice que toda tarea que puedas realizar en menos de dos minutos, debes hacerla en el acto. Si requiere más tiempo, tienes dos opciones: delegarla (si no te compete), o posponerla para otro momento.

Procesar en GTD-Free se hace desde la pestaña central. En esta pantalla aparecerán uno por uno todos los elementos que has recogido en el paso anterior, y tu objetivo debe ser decidir qué hacer con ellos. Podrás asignarlos a las listas de tareas que les correspondan, a proyectos ya definidos, o clasificarlos como referencias que pueden servirte para completar otras acciones.

También podrás marcar las tareas como completadas (si sigues la regla de los dos minutos), o descartar los elementos con los que decidas no hacer nada. Además, si quieres, en este paso ya podrás asignar una prioridad a cada tarea, programar recordatorios, o enviarlas directamente al listado de próximas acciones, aunque todavía tendrás tiempo de hacer todo esto más adelante.

Después de procesar los elementos de la bandeja de entrada, hay que organizarlos. Lo primero de lo que te darás cuenta es que muchas de esos elementos requerirán más de una acción para llevarlos a cabo, y que no puedes convertirlos en una única tarea definida y ejecutable, pero sí en varias. Pues bien, toda cosa que requiera más de una tarea para completarse es un proyecto.

Las cosas que conviertas en tareas y proyectos deben quedar apuntadas en listas de  tareas. Las listas de tareas te ayudarán a tener todas las tareas organizadas, así como a realizarlas una por una, de la mejor forma posible, y en el momento más adecuado para cada caso.

Estos listados no tienen que estar organizados necesariamente por temática, sino que pueden estarlo (y de hecho, deberían) por otros baremos que te permitan realizar las acciones en el momento oportuno. Por ejemplo, puedes tener un listado de próximas acciones que hacer delante del ordenador, otro con las acciones que tengas que hacer al teléfono, otro con las que harás fuera de la oficina, otra para las acciones que repites todos los días, otro para las tareas personales, etc. La forma en la que los organices corre de tu cuenta.

Organizar es posiblemente el paso más importante de todo el proceso. En GTD-Free tienes una pestaña dedicada a ello en la que puedes ver al completo todas tus listas de tareas. En esta pantalla podrás gestionar los proyectos desglosándolos en varias acciones, mover las tareas de un listado a otro, planificar el cumplimiento de dichas tareas, asignar prioridades, o programar recordatorios.

Además, GTD-Free dispone para esta pestaña de varios filtros (proyectos, prioridad, búsqueda) que te ayudan a organizar la vista de los listados y a localizar las acciones mucho más rápido. Esto es de gran ayuda a la hora de Revisar, el siguiente paso del proceso que, en esta aplicación, se encuentra unido al de organización.

La revisión es sumamente importante ya que si no revisamos los listados periódicamente, las tareas caerán en el olvido y todo el sistema se vendrá abajo. No obstante, al guardar muchas similitudes con la organización, puede hacerse perfectamente bajo la misma interfaz, y de ello se aprovecha GTD-Free para ganar espacio y simplificar todo el proceso.

Como no podía ser de otra forma, el último paso del proceso es Hacer las tareas. Pero no hacerlas de cualquier manera, claro. Sino, todo este proceso no habría tenido sentido.

Como decíamos al principio, todo el proceso de gestión del flujo de trabajo está orientado a que puedas realizar las acciones en el momento más oportuno para optimizar tu tiempo y hacerlas de la mejor forma posible. Por ello, en el último paso debes decidir qué tareas completaras en el día y pasarlas al listado de próximas acciones, o listado de acciones ‘To-Do’. En función de lo bien que hayas recogido, procesado, organizado y revisado todas tus tareas y proyectos, el listado de próximas acciones será más o menos complicado de llevar a cabo. Pero si te has preocupado de hacer bien cada uno de los pasos, saber qué hacer en cada momento no debería ser complicado.

En GTD-Free el listado de próximas acciones se rellena desde la pestaña de Organización/Revisión. Cada próxima acción de un proyecto (la tarea que, una vez terminada, te permitirá seguir adelante con el proyecto) debe estar en este listado.

Igual que en la pestaña anterior, todas las próximas acciones que hayas planificado se verán en una lista que puedes filtrar de distintas formas. Así, te será más sencillo decidir qué tienes que hacer en cada momento, y lo que es más importante, tendrás la convicción necesaria para llevar a cabo cada una de las tareas que te hayas propuesto realizar.

Si esta introducción al modelo de David Allen te ha interesado, es posible que ya estés buscando en Google alguna fuente donde saber más de GTD. Incluso, puede que estés buscando algún otro programa que te ayude a gestionar tu flujo de trabajo y a llevar a cabo todas las cosas que te propones cada día. GTD-Free puede ser una buena piedra de toque, pero no es la única aplicación útil para ello. De hecho, gracias a la flexibilidad del modelo, cada uno de nosotros se acoplará mejor a una herramienta concreta, y puede que incluso nos sea más sencillo utilizar más de una.

Enlace | Descargar GTD-Free

Enlace | Web Oficial GTD-Free

PD: Si quieres ampliar información sobre GTD en concreto, o sobre productividad en general, te recomendamos que visites los blogs de El Canasto, Óptima Infinito y Hábitos Vitales, blogs temáticos llevados por expertos en la materia donde podrás saciar tu curiosidad y, quien sabe, engancharte a esto de la productividad personal.

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